JMHZ a zaměstnávání cizinců: dva nejčastější problémy, které HR řeší

JMHZ zásadně mění způsob, jakým zaměstnavatelé komunikují s úřady. U zaměstnávání cizinců je situace ještě složitější kvůli návaznosti na pobytová oprávnění, pracovní povolení a termíny nástupů.

V praxi často vznikají situace, kdy je zaměstnanec v systému již registrovaný, ale fyzicky ještě nenastoupil.

Na dva nejčastější problémy upozorňuje Denisa Divišová z Hofmann Personal.

Cizinec nenastoupí v plánovaný den

Firma nahlásí plánovaný nástup zaměstnance, následně ale dojde ke změně. Zaměstnanec například onemocní, opozdí se vízový proces, čeká se na schválení dokumentů nebo onboarding proběhne až v dalším termínu.

U cizinců se registrace provádí prostřednictvím REGZEC před okamžikem nástupu. Komplikace vznikají zejména u firem, které mají automatizovaný onboarding nebo propojení HR systémů přes API.

Zaměstnanec ještě nemusí být interně veden jako aktivní, ale kvůli legislativním povinnostem už musí být registrován v systému. Pokud se termín nástupu změní nebo zaměstnanec nenastoupí vůbec, vzniká zaměstnavateli další administrativa spojená s úpravou nebo stornem registrace.

Daňová rezidence cizinců – častý zdroj chyb

Dalším důležitým tématem je daňová rezidence zaměstnanců.

Daňová rezidence není totožná s občanstvím zaměstnance. Posuzuje se například délka pobytu v České republice, místo, kde zaměstnanec daní své celosvětové příjmy, nebo centrum jeho životních zájmů.

U zaměstnanců s dočasnou ochranou z Ukrajiny se proto vyplatí posuzovat situaci individuálně.

Co doporučují odborníci firmám?

✔️ Firmy by měly věnovat velkou pozornost správnému nastavení HR a mzdových systémů, kontrole dat zaměstnanců a archivaci všech podání.

✔️ Důležité je také počítat s tím, že metodika JMHZ se vyvíjí. Vyplatí se proto sledovat aktuální informace ČSSZ a MPSV a průběžně upravovat interní procesy podle nových požadavků.

✔️ V praxi se ukazuje, že největší problémy nevznikají až při samotném podání, ale už ve chvíli, kdy nejsou správně nastavené návaznosti mezi náborem, onboardingem, mzdovou agendou a legislativními povinnostmi.

Co to znamená pro HR?

✔️ Zaměstnávání cizinců bude i po zavedení JMHZ vyžadovat pečlivou práci s daty, termíny a návazností jednotlivých procesů.

✔️ Největší riziko často nevzniká při samotném podání, ale už ve chvíli, kdy se mění plánovaný nástup, chybí některý údaj nebo není jasné, kdo má danou povinnost ve firmě pohlídat.

✔️ Pokud zaměstnáváte cizince nebo plánujete rozšířit nábor o zahraniční pracovníky, vyplatí se mít správně nastavený celý proces od náboru přes onboarding až po mzdovou agendu a hlášení vůči úřadům.

Za upozornění na praktické souvislosti děkujeme Denise Divišové z Hofmann Personal.

Mgr. Daniela Nyklová
tajemnice odborných sekcí

Svaz personalistů České republiky